Typische Buchungen in der WEG-Buchhaltung: Diese Fehler sollte jeder Verwalter vermeiden

Die WEG-Buchhaltung enthält ein paar typische Fälle, die allerdings auch immer wieder der Grund für Fehler sein können. Hier also unser Versuch, damit ein wenig aufzuräumen.

Eine ordnungsgemäße WEG-Buchhaltung setzt nicht nur voraus, dass Einnahmen und Ausgaben  vollständig und richtig zugeordnet werden, sondern benötigt auch die richtige Behandlung der Umsatzsteuer und die Erfassung von haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen. Außerdem muss man genau auf die Praxis schauen, damit man zum Beispiel eine Reparatur von einer Wartung unterscheiden kann.

Die folgenden Beispiele zeigen, wie typische Geschäftsvorfälle betrachtet und verbucht werden sollten.

Wie verbuche ich Hausgeld richtig?

Das Hausgeld ist die wichtigste Einnahme einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Es handelt sich dabei um die Zahlungen der einzelnen Eigentümer, um die Kosten des Objekts zu tragen.

In der Buchhaltung musst Du die Hausgeldzahlungen dem jeweiligen Eigentümer zuordnen.

Vielleicht einer der häufigsten Fehler ist, das eingehende Hausgeld nicht korrekt dem passenden Eigentümer zuzuordnen.

Hier ein Beispiel:

Als Erstes wird das zu zahlende Hausgeld als Forderung gegenüber dem Eigentümer erfasst. Bei einem monatlichen Hausgeld von 300 Euro lautet die Sollstellung beispielsweise:

Diese Konten können je nach Software unterschiedlich heißen. In Impower heißen die Einnahmen aus Hausgeld zum Beispiel Erlöse Hausgeld und die Forderungen werden unter Debitoren (Eigentümer) geführt. Bei Immoware24 heißen die Konten einfach nur Hausgeld und Debitoren (Eigentümer).

Beachte, dass die Forderungen (Debitoren) typischerweise extra für jeden Schuldner geführt werden. Also hat jeder Eigentümer sein eigenes Debitorenkonto.

Überweist der Eigentümer anschließend die 300 Euro auf das WEG-Konto, lautet die Buchung:

Damit wird die Forderung gegenüber dem Eigentümer ausgeglichen.

Ein weiterer typischer Fehler bei der Verbuchung von Hausgeldern ist, dass das eingehende Hausgeld unmittelbar als Erlös gebucht wird, ohne die Forderung gegenüber dem einzelnen Eigentümer abzubilden. Wenn Du das machst, ist es hinterher nicht möglich, verlässlich und automatisiert nachzuvollziehen, ob jeder alles gezahlt hat. Also immer brav beide Buchungen vornehmen. 🤓

Wie werden Stromkosten richtig verbucht?

Stromkosten gehören zu den regelmäßig wiederkehrenden Ausgaben einer WEG. Dazu zählen beispielsweise Strom für die Beleuchtung des Gemeinschaftseigentums, für die Haustechnik oder für eine zentrale Heizungsanlage.

Was uns in der Praxis am meisten begegnet, ist, dass sämtliche Stromkosten eines Objekts auf einem einzigen Konto verbucht werden. Meistens heißt es dann auch noch Allgemeinstrom. 

Wichtig zu wissen, dass Betriebsstrom für die Heizung und Strom für die Beleuchtung des Gemeinschaftseigentums getrennt erfasst werden müssen. Das Problem in vielen Objekten ist natürlich, dass es keinen extra Stromzähler für die Heizung gibt.

Unser Weg, damit umzugehen, sieht wie folgt aus:

Der Abschlag für Strom beträgt 119,00 € jeden Monat und es gibt nur einen Zähler.

Der Buchungssatz lautet:

Die Bezahlung

Am besten nimmt man den Vorauszahlungsbescheid und bucht direkt alle 12 Abschläge als offenen Posten in die Kreditoren. So erfüllt man den Grundsatz, dass ein Beleg für die Verbindlichkeit sorgt und die Zahlungen diese Schuld dann abtragen. Außerdem hat man dann gleich die passenden offenen Posten zum Jahresende, ohne nochmal eine Buchung machen zu müssen.

Es gibt natürlich auch die Möglichkeit, direkt über die Bank zu buchen, ohne „Umweg“ über die Kreditoren.

Also

Auch hier hat man das Problem, dass man im Nachhinein nicht mehr nachvollziehen kann, was genau noch offen ist oder was in Summe bezahlt wurde.

Hier kurz ein bisschen Werbung in eigener Sache 😁: Wenn Dir das alles zu kompliziert wird, kannst Du es auch auslagern. Wir haben hier dazu einen Beitrag und hier bieten wir unsere Dienstleistung an. 😉

Betriebsstrom

Kommen wir zum typischen Problem, dass die Heizung keinen einzelnen Stromzähler hat.

Auf dem Konto Allgemeinstrom sind zum 31.12. 12 mal 100 €, also 1.200 € verbucht. Dadurch wird der Betriebsstrom der Heizung falsch zugeordnet, denn der gehört ja zu den Heizkosten.

An dieser Stelle musst Du schätzen, wie viel kWh für die Heizung angefallen sind, und den passenden Betrag dazu umbuchen.

Gehen wir kurz von 60% Betriebsstrom aus. Dann sieht die Korrekturbuchung so aus:

Die getrennte Erfassung stellt sicher, dass die beiden Kostenarten später korrekt in der Jahresabrechnung berücksichtigt werden können.

ACHTUNG: Wer die Vorsteuer nicht abgetrennt hat, muss hier mit Bruttobeträgen arbeiten. Impower und Immoware sind so aufgebaut, dass man auch nur mit Bruttobeträgen arbeiten kann und die Umsatzsteuer im Hintergrund immer automatisch angepasst wird. Dazu muss man in der Buchung immer nur den USt.-Satz mit erfassen.

Wie werden Versicherungsbeiträge ordnungsgemäß erfasst?

Auch die Gebäude- und Haftpflichtversicherungen gehören zu den klassischen laufenden Kosten einer WEG.

Der häufigste Fehler hier: Die ausgewiesene Versicherungssteuer von 19% wird als Umsatzsteuer erfasst. ACHTUNG: Das ist falsch. Die Versicherungssteuer ist nicht das Gleiche wie die Umsatzsteuer!

Hier ein Beispiel:

Die WEG erhält eine Jahresrechnung für die Gebäudeversicherung über 2.380 Euro, inkl. 19% Versicherungssteuer.

Der Buchungssatz lautet:

Eine Vorsteuer wird nicht gebucht bzw. arbeiten wir mit 0% USt.-Satz.

Die Bezahlung wie üblich

Auch hier sieht man häufig in der Praxis eine direkte Buchung über die Bank mit denselben Nachteilen wie oben schon angesprochen.

Kosten für Reinigung und Hausmeister richtig buchen

Reinigungs- und Hausmeisterleistungen gehören zu den Kosten einer WEG, für die Eigentümer oder Mieter die Möglichkeit haben, sie in der Steuererklärung anzusetzen. Das sind die haushaltsnahen Dienstleistungen nach §35a EStG.

Dazu müssen wir in der Buchhaltung natürlich dafür sorgen, dass diese Leistungen ordnungsgemäß erfasst werden.

Unser Beispiel:

Eine Reinigungsfirma stellt 595 Euro brutto in Rechnung. Die Rechnung enthält 500 Euro netto für die Reinigung und 95 Euro Umsatzsteuer. Außerdem werden 535,50 € als Lohnkosten unter der Rechnung ausgewiesen.

Der Buchungssatz lautet:

Bezahlung

Für die steuerliche Berücksichtigung nach § 35a EStG müssen wir in der Buchung den Lohnkostenanteil von 535,50 € als haushaltsnahe Dienstleistung ausweisen.

Der Fehler schlechthin in diesem Bereich ist, dass man einfach den gesamten Rechnungsbetrag als haushaltsnahe Dienstleistung ausweist. Oder sogar, gar keine Lohnkosten ausgewiesen sind und man trotzdem welche erfasst.

Das ist nicht zulässig. Die entsprechenden Lohnkosten müssen aus der Rechnung eindeutig hervorgehen. Tun sie das nicht, dürfen wir sie als Verwalter nicht einfach schätzen.

Fun fact: Man hat einen Anspruch darauf, dass die Lohnkosten korrekt ausgewiesen werden. Vorher muss man die Rechnung nicht bezahlen. 😉

Bankgebühren, Zinsen und Mahngebühren der WEG verbuchen

Bei allen drei Positionen möchten wir hier nur darauf hinweisen, dass sie grundsätzlich mit 0% USt. zu erfassen sind.

Zinsen richtig verbuchen

Bei den Zinsen müssen wir unterscheiden, ob es Guthabenszinsen oder Darlehenszinsen sind. Auch hier haben wir schon gesehen, dass Guthabenszinsen als Kosten für Darlehen erfasst wurden.

Die WEG erhält 250 € Zinsen auf das Rücklagenkonto.

Impower & Immoware = Zinseinnahmen

Die WEG muss 50 € Überziehungszinsen zahlen

Impower = Zinsen auf Darlehen

Immoware = nicht vorbelegt (kann man anlegen, wie man möchte)

Bankgebühren richtig verbuchen

Hier ist es typisch, direkt über die Bank zu buchen.

Für Bankgebühren in Höhe von 20 € sieht die Buchung so aus:

Mahngebühren in der WEG-Buchhaltung

Mahngebühren können für alles Mögliche anfallen. Typischerweise wurde vergessen, eine Rechnung pünktlich zu überweisen, oder auf dem WEG-Konto ist nicht genügend Liquidität, sodass man „schieben“ muss.

Wenn Du eine Mahnung für ein Objekt erhältst, dann sind für die Buchhaltung nur die Mahngebühren relevant. Bitte komme nicht auf die Idee, den ganzen Betrag einzubuchen. Wenn die ursprüngliche Rechnung schon verbucht wurde, dann hast Du die ja schon im System.

Beispiel

Unser Reinigungsunternehmen von oben schickt eine Mahnung mit 3 € Mahngebühren, zzgl. zur ursprünglichen Rechnung von 595 €.

Buchung der Mahngebühren

Bezahlung des gesamten Betrags

Wie werden Reparaturen am Gemeinschaftseigentum richtig verbucht?

Reparaturen am Gemeinschaftseigentum gehören zu den anspruchsvolleren Buchungsvorgängen. Typische Beispiele sind die Reparatur eines Daches, einer Heizungsanlage, eines Fensters oder einer Tür.

Normalerweise sind Konten hierfür vorbelegt. In Impower hat man sonstige Reparaturen, Heizungsreparatur und so weiter. In Immoware gibt es Kleinreparaturen und Heizungsreparaturen.

Das Wichtige dabei (und das ist eben ein häufiger Fehler): Man darf Reparaturen nicht auf einen Mieter umlegen. Das heißt, wir müssen ein Konto nehmen, das in der Abrechnung nicht bei den umlagefähigen Kosten zu finden ist.

Beispiel

Unser Hausmeister repariert die Eingangstür und stellt 238 € in Rechnung, mit Arbeitskosten von 178,50 €.

Der Buchungssatz lautet:

Bezahlung

Für die steuerliche Berücksichtigung nach § 35a EStG ist wieder entscheidend, dass die begünstigten Arbeitskosten auf der Rechnung entsprechend ausgewiesen sind und von uns erfasst werden.

Typischer Fehler: Die Rechnung kommt vom Hausmeister. Also müssen es Kosten für den Hausmeister sein. 🧐

Wir müssen Reparaturen von allem anderen, z.B. auch Wartungen, unterscheiden. 

Eine Wartung dient grundsätzlich dem Erhalt der Funktionsfähigkeit einer Anlage und ist eine regelmäßig wiederkehrende Position in den Betriebskosten. Eine Reparatur behebt einen bereits bestehenden Defekt. Die Eigentümer stellen also den ursprünglichen Zustand wieder her.

Bei gemischten Leistungen sollte die Rechnung deshalb genau geprüft und gegebenenfalls beim Dienstleister nachgefragt werden.

Fazit

Eine korrekte WEG-Buchhaltung ist nicht nur Ein- und Auszahlungen runterbuchen. Wir müssen die passende Kostenart wählen, auf die Umsatzsteuer achten, Schätzungen vornehmen und auf die Sachverhalte, die in der Realität vorhanden sind, Rücksicht nehmen.

Genau diese Details machen den Unterschied zwischen einer lediglich erfassten und einer sauber strukturierten WEG-Buchhaltung aus.

Bitte schreibt in die Kommentare, wenn wir bei einem Problem weiterhelfen können. Auf die Weise haben andere auch gleich etwas davon. #sharingiscaring 😉