Du bist Verwalter und Dir fehlt Personal oder Zeit oder beides? Lagere Deine WEG-Buchhaltung aus, um wieder voll ins Tagesgeschäft einzusteigen.
Die WEG-Buchhaltung kann schon für wenige Euro pro Monat an einen Dienstleister abgegeben werden. Die meisten arbeiten dabei auch in der Software, die Du schon nutzt. Mit ein bisschen Vorbereitung kann man den Prozess der monatlichen Buchführung nahezu vollständig automatisieren.
Lass uns kurz die wesentlichen Eckpunkte dieser Entscheidung durchgehen.
Vorteile der Auslagerung
Es gibt natürlich die 3 großen Vorteile, die Outsourcing immer mit sich bringt:
1. Du musst niemanden mehr anstellen und mit Arbeit versorgen. In aller Regel kannst Du so aus Fixkosten für ein Buchhaltergehalt variable Kosten machen, die sich an das Arbeitsvolumen anpassen. Wenn eine WEG kündigt, musst Du nichts mehr für die Buchhaltung bezahlen. Einen Dienstleister kannst Du auch ohne Diskussion im Rahmen des Vertrags komplett kündigen.
2. Du kaufst Dir fachliches Know-How ein. Kein Anlernen, keine Weiterbildung – wenn der Dienstleister zu viele Fehler macht, suchst Du Dir einen neuen.
3. Du lagerst eine Menge indirekter Kostenfaktoren und Risiken aus. Kein Urlaub, keine Krankheit eines Mitarbeiters, keine Motivations- und Zielvereinbarungsgespräche – Du bekommst einfach nur ein Ergebnis gegen Zahlung einer Gebühr.
Zu diesen „Standardvorteilen“ gibt es dann auch noch zwei wesentliche nachgelagerte Faktoren, die viele schnell aus den Augen verlieren. Sie sind jedoch absolut relevant für eine Hausverwaltung.
4. Die Auslagerung der Buchhaltung erlaubt Dir, die gewonnene Zeit wirtschaftlich sinnvoll zu nutzen. Durch den Fokus auf das „Tagesgeschäft“ kannst Du hier mehr machen. Deine Hausverwaltung kann also mehr Kunden annehmen und weiter wachsen.
5. Die Qualität Deiner Dienstleistung erhöht sich. Nicht nur durch das Know-How eines externen Buchhalters, sondern vor allem dadurch, dass Du Dich auf Deinen Bereich spezialisieren kannst. Das werden langfristig auch Kunden merken. So wird Deine Hausverwaltung auf einem viel sichereren Fundament stehen.
Nachteile des Outsourcing
Natürlich gibt es auch einige Nachteile, wenn man die WEG-Buchhaltung auslagert:
1. Der strategisch wichtigste Nachteil ist, dass man eine gewisse Abhängigkeit von einem externen Dienstleister aufbaut. Hier gilt es vor allem abzuwägen, wie schnell man aus Verträgen rauskommt und Ersatz beschaffen kann. (Natürlich ist der Dienstleister auch abhängig von Deinem Geschäft und wird so motiviert, eine lang anhaltende Kundenbeziehung zu pflegen.)
2. Du musst Strukturen und Mechanismen schaffen, die Dein tägliches Arbeitsumfeld erstmal ändern. Zum Beispiel muss die Belegübergabe geregelt werden. Es sollte eine Überprüfung der Arbeit stattfinden. Und Du musst Dich unter Umständen an den Terminplan Deines Dienstleisters gewöhnen.
In unseren Augen sind das die zwei wesentlichen Nachteile. Das soll keine vollständige Liste sein, sondern nur Deine grauen Zellen aktivieren. 😉
In einzelnen Fällen können natürlich auch Überlegungen zum Betriebsklima, zu Software-Kenntnissen oder knallharten Kostenbetrachtungen wichtig werden.
Passend dazu schauen wir genau auf diese im nächsten Abschnitt.
Was kostet die Auslagerung der WEG-Buchhaltung?
Wenn man „WEG-Buchhaltung auslagern Kosten“ googelt (Stand 01.09.2027), stellt man schnell fest, dass ab Ergebnisseite 3 eigentlich nur noch Unternehmensbuchhaltung Thema ist.
Mit einigen weiteren Suchbegriffen und einem kurzen Ausflug in die KI-Welt haben wir folgende Anbieter und Preise gefunden.
| Anbieter | Beginn der Tätigkeit | Preis pro Monat, netto |
|---|---|---|
| Akkurat Abrechnungsservice OHG, Augsburg | seit 2016 | nicht öffentlich |
| Alexander Dahmen, Bedburg | seit 2016* | ab 12,19 € pro Einheit (für 12 Einheiten) |
| Magdalena Krahn, Duisburg | seit 2019 | nicht öffentlich |
| Homevoice GmbH, Bremen | seit 2019 | 5,00 € je Einheit, mindestens 300 Einheiten |
| AZIW Abrechnungszentrum der Immobilienwirtschaft GmbH, Landsberg am Lech | seit 2020 | 5,00 € je Einheit |
| ImmoKaufmann24 GmbH, Nordwalde | seit 2020 | nicht öffentlich |
| Anke Atzler, Melle | seit 2020* | nicht öffentlich |
| Carsten Barfuß, Wangerland | seit 2024* | ab 2,50 € je Einheit |
| Linstad GmbH, Berlin | seit 2025 | nicht öffentlich |
| ANKA ImmoSmart GmbH, Magdeburg | seit 2026 | nicht öffentlich |
| Claire Pereira Borgmeyer, Bad Vilbel | seit 2026* | ab 2,90 € je Einheit |
| Mihaela Graetz, Hamburg | seit 2026* | ab 6,93 € je Einheit |
| Eigner & Viechter Real Estate GmbH, Oberhaching | seit 2026 | nicht öffentlich |
| Eileen Böttche, Dötlingen | unbekannt | nicht öffentlich |
*aktive Inhalte auf Domain laut archive.org
Natürlich wollen wir unsere Eckdaten auch in den Ring werfen.
Die WEG-Buchhaltung für ein Objekt mit 15 Einheiten kostet bei uns 35,00 € monatlich, netto.
Das entspricht 2,33 € pro Einheit.
Weitere Infos findest Du auf unserer Seite für WEG-Buchhaltung.
Wie läuft die Auslagerung der WEG-Buchhaltung ab?
Phase 1 – Software klären
Das erste, was typischerweise geklärt wird, ist, in welcher Software gearbeitet wird. Das kann Deine sein, z.B. impower, immoware24, DOMUS oder Ähnliches. Natürlich kann das auch die des Dienstleisters sein.
Sollte es Deine sein, dann braucht der Dienstleister einen Fernzugriff. Bei allen webbasierten Programmen ist das recht leicht zu organisieren.
Phase 2 – Belegübergabe klären
Wenn die Software geklärt ist, muss noch überlegt werden, wie die Belege zum Dienstleister kommen.
Auch hier gibt es wieder unterschiedliche Varianten. Das Einfachste ist natürlich, wenn alles schon digital zur Verfügung steht – entweder in der Software oder in einer Cloud-Lösung.
Da die meisten Belege sowieso digital bei Dir landen, kann man hier sicherlich auch mit einer Mail-Weiterleitung arbeiten, wenn Du so wenig wie möglich damit zu tun haben möchtest.
Phase 3 – Testobjekt
Die meisten unserer Kunden wollen erstmal mit einigen wenigen Testobjekten starten.
Das solltest Du auch so handhaben, da Du so Abläufe testen kannst. Meistens entstehen Rückfragen beim Dienstleister. Wenn man sich diese anschaut, stellen zumindest wir häufig fest, dass sie mit einer generellen Information mehr zu lösen sind. Das kann man dann also gleich für die zukünftigen Objekte mit veranlassen.
Phase 4 – Auslagerung
Wenn beim Test alles geklappt hat, ist es soweit. Die Auslagerung kann beginnen.
Achte bei diesem Schritt darauf, dass Du eine saubere Übergabe machst.
- Sind alle Bankumsätze für die gewünschten Zeiträume vorhanden?
- Wurden alle Informationen zu Sonderumlagen, Baumaßnahmen, Versicherungsschäden usw. kommuniziert?
- Gibt es besondere Vereinbarungen mit den Eigentümern?
In den meisten Fällen wird es in den ersten 1-3 Monaten noch Rückfragen und Klärungsbedarf geben. Danach sollten sich alle Beteiligten an die neuen Abläufe gewöhnt haben.
Das ist der Moment, ab dem Du dann „innerlich loslassen“ kannst. Oft dauert es dann noch bis zu einem halben Jahr, bis das dann auch wirklich passiert… 😁
Fazit
Eine Auslagerung der WEG-Buchhaltung kann Deiner Hausverwaltung enormes Skalierungspotenzial ermöglichen. Eine der Kernaufgaben der Verwaltung auszulagern, funktioniert selten 100% ohne Hick-ups. Allerdings sind die anfänglichen Stolpersteine schnell aus dem Weg geräumt und ermöglichen dann die Zeitersparnis wirklich zu nutzen.
Auf diesen Prozess muss man sich natürlich einlassen, da er nicht nur Vorteile hat und natürlich auch etwas kostet. Unserer Erfahrung nach, sind die meisten unserer Kunden „froh, das Thema in kompetente Hände abgeben zu können“, damit sie sich wieder aufs Kerngeschäft ihrer Hausverwaltung konzentrieren können.