Sonderumlagen in einer WEG sind zweckgebundene Zahlungen von Eigentümern, die zur Finanzierung von größeren Instandhaltungs-, Reparatur- oder Erweiterungsmaßnahmen beschlossen werden. Sie wird erhoben, wenn die vorhandenen finanziellen Mittel der WEG für eine bestimmte Ausgabe nicht ausreichen.
In der Buchhaltung wird zunächst eine Forderung gegenüber den einzelnen Eigentümern erfasst. Sobald ein Eigentümer zahlt, wird die Forderung gegen den Zahlungseingang auf dem Bankkonto ausgeglichen. Teilzahlungen und Rückstände bleiben als offene Eigentümerforderungen bestehen. Entscheidend ist außerdem, die Sonderumlage nicht mit dem laufenden Hausgeld oder der Instandhaltungsrücklage zu vermischen, damit man den Überblick behält.
Im Folgenden zeigen wir Schritt für Schritt, wie eine Sonderumlage in der WEG-Buchhaltung behandelt wird.
Was ist eine Sonderumlage?
Die Sonderumlage ist eine zusätzliche Zahlung der Eigentümer. Sie ist unabhängig von den regulären Hausgeldzahlungen. Entsprechend kann ein Verwalter auch nicht eigenmächtig gezahlte Sonderumlagen mit offenen Hausgeldern verrechnen.
Die Sonderumlage dient der Deckung eines konkreten zusätzlichen Finanzierungsbedarf der Gemeinschaft. Die Grundlage ist immer ein entsprechender Beschluss der Eigentümergemeinschaft.
Ein klassisches Beispiel ist eine Reparatur am Dach. Kostet die Sanierung des Daches zum Beispiel 50.000 € und die WEG hat nur 15.000 € zur Verfügung, kann eine Sonderumlage beschlossen werden.
Wie wird die Sonderumlage in der WEG-Buchhaltung richtig gebucht?
Nehmen wir an, unsere oben schon erwähnte WEG beschließt nun eine Sonderumlage zur Finanzierung der Dachsanierung in Höhe von 40.000 €.
Dieser Betrag wird zunächst auf die einzelnen Eigentümer entsprechend dem beschlossenen Verteilungsschlüssel verteilt.
Bei der Sollstellung lautet die beispielhafte Buchung für einen Eigentümer:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Forderungen/Debitoren (Eigentümer) | 4.000 € | |
| Einnahmen Sonderumlage | 4.000 € |
Die Kontenbezeichnung hängt natürlich von der verwendeten Software ab. Immoware bucht es ganz normal über 060100 Hausgeld. In Impower gibt es das vordefinierte Konto 693 Erlöse Sonderumlagen. Unabhängig davon muss der Grundaufbau der Buchung immer gleich sein und alle Einzelbuchungen für die Eigentümer müssen für unser Beispiel in Summe die 40.000 € ergeben.
Die meisten Verwaltungsportale haben einen eigenen Menüpunkt dafür.
- Immoware: Abrechnung-> Sonderumlage
- Impower: Buchhaltung -> Abschnitt Planung & Abrechnung -> Sonderumlage
- Win-CASA: Menüpunkt Verwaltung -> Register WEG -> Button Sonderumlage
Hier kannst Du alles sehr bequem durchführen und die Buchungen werden automatisiert erstellt.
Wichtig, falls Du in die Kontenlogik eingreifen willst oder es schon getan hast. Es muss ein Einnahmekonto angesprochen werden. (Auch wenn manche KI das Gegenteil behauptet. 😉)
Es bietet sich an, ein anderes Einnahmekonto zu wählen als für die normalen Hausgelder. So sehen die Eigentümer in der Abrechnung die Beträge getrennt ausgewiesen und in der Debitoren-Einzelansicht ist es leichter, zwischen Hausgeldforderungen und Forderungen aufgrund der Sonderumlage zu unterscheiden.
Pro-Tipp: Man kann auch für jeden Eigentümer ein einzelnes Debitorenkonto nur für die Sonderumlage anlegen und alles darüber laufen lassen. Das hat den Vorteil, dass aus der Jahresabrechnung direkt hervorgeht, wer welche Beträge der Sonderumlage noch nicht bezahlt hat.
Wie werden Zahlungseingänge verbucht?
Zahlt nun unser Beispieleigentümer die Sonderumlage vollständig, wird Folgendes gebucht:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Bank | 4.000 € | |
| Forderungen/Debitoren (Eigentümer) | 4.000 € |
Damit ist die Forderung vollständig ausgeglichen. (Kleine Randbemerkung: Das Konzept, dass man alles immer erst über die offenen Posten laufen lässt, wird Dir immer wieder begegnen. In unserem Beitrag zu den häufigsten Fehlern in der WEG-Buchhaltung haben wir weitere Ausführungen dazu.)
Was passiert bei einer Teilzahlung?
Angenommen, unser Eigentümer überweist nur 3.000 €.
In diesem Fall bleibt die Buchung die gleiche, nur eben mit 3.000 €. Du verknüpfst die Buchung mit der offenen Forderung über 4.000 €.
Im Anschluss erkennst Du sofort, dass hier noch 1.000 € im Debitorenkonto offen sind, da hier nur eine teilweise Verrechnung stattfinden konnte.
Dieser Betrag muss natürlich noch nachgefordert werden.
ACHTUNG: Es ist wichtig, dass Du die Forderung zuerst aufmachst und im besten Fall über den passenden Punkt der Software alles einbuchst. Solltest Du ohne die offenen Posten arbeiten und den Zahlungseingang direkt als Einnahme Sonderumlage verbuchen (Bank an Einnahme Sonderumlage), hast Du keine Möglichkeit, schnell und einfach zu erkennen, ob alle alles bezahlt haben.
In der Vergangenheit haben wir schon Zahlendreher oder gerundete Beträge bei der Überweisung gesehen. Es ist also absolut notwendig, sich an den Pfad zu halten.
Was passiert bei einer Überzahlung?
Angenommen, unser Eigentümer überweist 4.100 €.
In diesem Fall bleibt die Buchung die gleiche, nur eben mit 4.100 €. Du verknüpfst die Buchung mit der offenen Forderung über 4.000 €.
Im Anschluss erkennst Du sofort, dass hier 100 € im Debitorenkonto/in der Offene-Posten-Ansicht zu viel sind und nicht zugeordnet wurden, da diese ja nicht verrechnet werden konnten.
Der einfachste Weg, dieses Problem zu lösen, ist eine Rücküberweisung. Die Buchung dafür ist
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Forderungen/Debitoren (Eigentümer) | 100 € | |
| Bank | 100 € |
Damit ist dann auch das Debitorenkonto glatt gezogen.
Wie wird die Sonderumlage bei einem Eigentümerwechsel behandelt?
Ein Eigentümerwechsel macht die Buchhaltung einer Sonderumlage besonders spannend. 😁
Als Erstes musst Du schauen, wann die Forderung entstanden ist und was im Kaufvertrag geregelt wurde zum Thema „Wer bezahlt das?“.
Generell gilt: Wer zum Zeitpunkt der Fälligkeit (siehe Beschluss) der im Grundbuch eingetragene Eigentümer war, der schuldet die Sonderumlage.
Falls aus dem Kaufvertrag eine andere Einigung hervorgeht, ergibt sich daraus gegebenenfalls eine Umbuchung auf das Debitorenkonto des neuen Eigentümers.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Debitor neu | 1.000 € | |
| Debitor alt | 1.000 € |
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Was passiert mit der Sonderumlage in der WEG-Buchhaltung, nachdem sie bezahlt wurde?
Wir gehen wieder von unseren 40.000 € aus und davon, dass das Geld für die Dachsanierung nun vollständig vorliegt.
Jetzt wird der Auftrag ausgelöst und irgendwann trudeln dann die ersten Rechnungen ins Haus.
Es bietet sich an, alle Kosten, die mit unserer Dachsanierung zu tun haben, über ein einzelnes, extra dafür angelegtes Konto abzuwickeln. Auf die Weise, kann man in der Abrechnung klar den gesamten Betrag der Maßnahme sehen und direkt abgleichen, ob die Sonderumlage ausreichend war oder womöglich zu wenig oder zu viel bezahlt wurde.
Im Beispiel-Fall muss es also ein nicht umlagefähiges Ausgabenkonto sein, das man Kosten Dachsanierung oder einfach nur Bauprojekt nennen sollte.
Alle Rechnungen, die mit der Sanierung zu tun haben, werden dann wie folgt verbucht:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Kosten Dachsanierung | 20.000 € | |
| Kreditor/Verbindlichkeiten | 20.000 € |
Wenn Du das so anpackst, wird Deine Jahresabrechnung wie folgt aussehen
| Einnahmen | |
| Einnahmen Hausgeld | … |
| Einnahmen Sonderumlage | + 40.000 € |
| … | … |
| Ausgaben | |
| … | … |
| Kosten Dachsanierung | – 50.000 € |
| … | … |
Fazit
Bei der richtigen Verbuchung einer Sonderumlage kommt es also darauf an, den Überblick zu behalten.
Im ersten Moment geht es um den Überblick darüber, wer schon bezahlt hat und wer nicht. Das muss unabhängig von den normalen Hausgeldzahlungen geschehen.
Danach geht es um den Überblick über die Verwendung der Mittel und die Abschätzung, ob die Sonderumlage ausreichend war.
Jede uns bekannte Verwaltungssoftware hat hier eine relativ einfache Lösung, um die Verbuchung der Forderungen automatisiert für alle Eigentümer fachlich richtig durchzuführen.
Bei den Kosten muss man dann nur einen geeigneten Weg für die Darstellung finden. Aus unserer Sicht ist ein extra dafür angelegtes Konto die beste Variante.